PROTECTION DES DONNÉES

1. Informations générales

a) Introduction

Les sociétés du groupe MAN (ci-après «MAN») accordent une grande importance à la protection de vos droits de la personnalité lors du traitement des données à caractère personnel. Nous traitons les données à caractère personnel conformément aux dispositions du règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD) et aux dispositions légales du pays dans lequel l’organisme responsable du traitement des données est basé.

En outre, les sociétés MAN se sont engagées à assurer une protection complète et uniforme des données à caractère personnel par le biais d’une directive de groupe contraignante. Cela garantit dans le monde entier un niveau de protection au sein du groupe MAN qui est comparable à celui de l’Allemagne et de l’Union européenne.

En outre, nos collaborateurs sont tenus de respecter la confidentialité en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel.

b) Service responsable et interlocuteur

Le responsable au sens de la loi sur la protection des données est la société MAN qui traite vos données dans le cadre d’une relation contractuelle existante ou future.

Pour toute question relative à la protection des données, veuillez contacter le responsable de la protection des données/coordinateur de la protection des données de la société MAN avec laquelle une relation contractuelle existe ou est en cours d’établissement.

Vous pouvez trouver les responsables de la protection des données/coordinateurs de la protection des données de MAN ici.

2. Collecte et traitement des données à caractère personnel

a) Objectif et base juridique

MAN traite vos données à caractère personnel afin d’exécuter et de gérer la relation contractuelle qui existe avec vous ou qui est en cours d’établissement. Dans ce contexte, vos données à caractère personnel seront traitées dans le cadre de diverses activités de traitement à des fins différentes.

b) Sources de données

En règle générale, vos données à caractère personnel sont collectées directement auprès de vous dans le cadre de la relation contractuelle existante ou future.

c) Obligation de fournir des données

Vous devez fournir à la personne responsable les données à caractère personnel nécessaires à l’exécution de la relation contractuelle. Sans cette mise à disposition, MAN ne peut pas remplir ses obligations légales et ne peut pas entrer dans la relation contractuelle.

d) Finalité des activités de traitement

Nous vous donnons ci-dessous un aperçu des finalités de nos activités de traitement:

Appels d’offres pour les prestations et les matériaux

Envoi de demandes, demande d’offres en suspens, examen commercial et vérification de l’exhaustivité des offres, conduite des négociations.

Traitement des commandes (matériel, services)

Rédiger, placer, expédier et suivre les commandes dans le système.

Soutien aux fournisseurs

Communication concernant les produits ou services, réponse aux demandes de renseignements ou aux exigences, gestion des goulets d’étranglement et des risques.

Contrôle des achats

Chiffres de vente pour les fournisseurs ou pour les numéros de pièces.

Accomplissement des obligations légales

Respect des obligations de conservation, garantie des exigences de conformité par des activités d’audit (par exemple, audit de la liste des sanctions, blanchiment d’argent), fonctionnement d’un système de contrôle interne (SCI) et d’autres systèmes de surveillance pour garantir la régularité des processus commerciaux

Les données traitées relèvent des catégories de données suivantes:

  • Données professionnelles relatives aux contacts et à l’organisation (du travail)
  • Données sur l’utilisation informatique
  • Données sur les relations et caractéristiques personnelles/professionnelles
  • Données de solvabilité et bancaires
  • Données contractuelles

Les activités de traitement susmentionnées sont légitimées par les bases juridiques suivantes:

  • Consentement à une ou plusieurs finalités spécifiques (art. 6 al. 1 let. a RGPD, art. 13 al. 1 LPD (CH))
  • Exécution du contrat ou initiation du contrat (art. 6 al. 1 let. b RGPD, art. 13 al. 2 let. a LPD (CH))
  • Respect des obligations légales (art. 6 al. 1 let. c RGPD, art. 13 al. 1 LPD (CH))
  • Évaluation des intérêts (art. 6 al. 1 let. f RGPD et art. 13 al. 1 et 2 LPD (CH))
    • Existence d’une relation pertinente et appropriée entre le responsable du traitement et la personne concernée
    • Prévention de la fraude
    • Transfert de données au sein d’un groupe de sociétés à des fins de gestion interne (y compris les données des clients et des collaborateurs)
    • Publicité directe

3. Transfert de données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel peuvent également être transmises à d’autres organismes dans certains cas spécifiques:

Si le transfert de vos données à caractère personnel est nécessaire à la mise en œuvre ou au lancement de la relation contractuelle, comme par exemple, pour le financement de l’objet du contrat ou le traitement conjoint des commandes avec des partenaires liés au projet (par exemple, des constructeurs de superstructures).

Nous transmettons également vos données à caractère personnel à des prestataires de services mandatés par nous dans le cadre du traitement des commandes (par exemple, numérisation des factures papier, mise à disposition d’une plateforme de fournisseurs).

Vos données de base et vos coordonnées sont transmises afin de garantir une structure de données uniforme et actualisée dans une base de données centrale (cette base de données peut également être consultée par d’autres sociétés du groupe Volkswagen) et à des fins d’évaluation de la solvabilité.

Si vous avez donné votre accord, nous pouvons également transmettre vos données de base, vos données de contact ainsi que les données relatives aux offres et aux commandes à des sociétés correspondantes du groupe Volkswagen à des fins d’assistance aux fournisseurs, par exemple pour la communication.

Si nous sommes obligés de divulguer vos données à caractère personnel afin de nous conformer à la législation nationale avec, par exemple, le transfert aux autorités fiscales, aux tribunaux, aux auditeurs.

Des accords de protection des données ont été conclus avec toutes les entreprises de MAN et du groupe Volkswagen qui reçoivent des données, afin de garantir un niveau élevé de protection des données.

Si nous transférons des données à caractère personnel à des sociétés affiliées ou à des prestataires de services dans des pays du monde entier situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE), le transfert n’aura lieu que si le pays tiers a été confirmé par la Commission européenne comme ayant un niveau adéquat de protection des données ou si d’autres garanties appropriées et suffisantes de protection des données (par exemple, les clauses types de protection des données de l’UE) sont disponibles.

4. Stockage et suppression des données

En principe, nous supprimons vos données à caractère personnel dès qu’elles ne sont plus nécessaires aux fins susmentionnées.

Vos données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nous sommes légalement tenus de le faire, ou aussi longtemps que les délais de prescription légaux sont encore en cours. Cela résulte régulièrement des obligations légales de fournir des justificatifs et de conservation, qui sont réglementées, entre autres, par le Code des obligations (CO), l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) et la loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA).

En outre, les données sont stockées s’il existe d’autres obligations légales ou contractuelles de conserver les données, par exemple dans le cadre de la responsabilité du fait des produits.

5. Vos droits

Outre le droit à l’information sur les données vous concernant et à la rectification de vos données, vous avez également le droit à l’effacement ainsi qu’à l’opposition au traitement ou à la limitation du traitement de vos données, dans la mesure où cela n’est pas contraire à des dispositions légales. En outre, vous avez le droit à la portabilité des données.

Si nous collectons et traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous avez également le droit de révoquer le consentement que vous avez donné avec effet pour l’avenir. Votre révocation n’affecte pas la légalité du traitement des données effectué sur la base du consentement jusqu’à la révocation.

Le cas échéant, nous devrons vérifier votre identité avant de pouvoir traiter vos demandes.

Si, malgré nos efforts pour garantir l’exactitude et la mise à jour des données, des informations incorrectes sont stockées, nous les corrigerons après en avoir été informés de manière adéquate.

En cas de plainte, il est possible de s’adresser à une autorité de contrôle de la protection des données.

6. Prise de décision automatisée

Il n’y a pas de prise de décision automatisée au sens de l’article 22, al. 1,4 RGPD.

7. Sécurité

Vos données sont protégées par MAN par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles afin d’empêcher toute manipulation accidentelle ou intentionnelle, perte, destruction ou tout accès par des personnes non autorisées.

Nos mesures de sécurité, telles que le cryptage des données, sont régulièrement améliorées en fonction des évolutions technologiques.

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MAN Truck & Bus Schweiz AG

Tannstrasse 1

8112 Otelfingen