PROTEZIONE DEI DATI

1. Informazioni generali

a) Introduzione

La protezione dei vostri diritti personali nel quadro del trattamento dei dati personali è una priorità per le società del Gruppo MAN (di seguito «MAN»). Trattiamo i dati personali in conformità con le disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati europeo (GDPR) e in conformità con le disposizioni legali del Paese in cui ha sede l’entità responsabile del trattamento dei dati.

Inoltre, le società MAN si sono impegnate a garantire una protezione completa e uniforme dei dati personali attraverso una direttiva vincolante del gruppo. Questo assicura in tutto il mondo un livello di protezione all’interno della MAN paragonabile a quello in Germania e nell’Unione Europea.

Inoltre, i nostri collaboratori sono obbligati a mantenere la riservatezza per quanto riguarda il trattamento dei dati personali.

b) Organo responsabile e persona di contatto

Il responsabile come definito dalla normativa in materia di protezione dei dati è la società MAN, che elabora i vostri dati nell’ambito di un rapporto contrattuale esistente o futuro.

In caso di domande relative alla protezione dei dati, vi invitiamo a rivolgervi al responsabile della protezione dei dati/coordinatore della protezione dei dati della società MAN con la quale esiste o sta per cominciare un rapporto contrattuale.

I responsabili della protezione dei dati/coordinatori della protezione dei dati della MAN sono elencati qui.

2. Rilevamento ed elaborazione dei dati personali

a) Scopo vincolato e base giuridica

La MAN elabora i vostri dati personali per l’esecuzione e la gestione del rapporto contrattuale esistente o in via di conclusione con voi. In questo contesto, i vostri dati personali vengono trattati nell’ambito di varie attività di trattamento per diversi scopi.

b) Fonti di dati

In linea di principio, i vostri dati personali vengono raccolti direttamente da voi nel quadro del rapporto contrattuale esistente o futuro.

c) Obbligo di fornire dati

Siete tenuti a fornire al responsabile i dati personali necessari per l’esecuzione del rapporto contrattuale. In caso di mancato rispetto di tale obbligo, la MAN non può adempiere ai suoi obblighi legali e non può stipulare il rapporto contrattuale.

d) Destinazione d’uso delle attività di trattamento

Di seguito è presentata una panoramica delle destinazioni d’uso delle nostre attività di trattamento:

Bando di concorso di servizi e materiali

Invio di richieste, richiesta di offerte in sospeso, esame commerciale e controllo della completezza delle offerte, conduzione di trattative.

Elaborazione degli ordini (materiale, servizi)

Scrivere, effettuare, spedire e seguire gli ordini nel sistema.

Supporto ai fornitori

Comunicazione riguardante i prodotti o i servizi, risposta alle domande o alle richieste, gestione dei problemi e dei rischi.

Controllo degli acquisti

Cifre di vendita per i fornitori o per i codici prodotto.

Rispetto degli obblighi legali

Rispetto degli obblighi di conservazione, garanzia dei requisiti di conformità attraverso attività di verifica (ad es. verifica dell’elenco delle sanzioni, riciclaggio di denaro), funzionamento di un sistema di controllo interno (ICS) e di altri sistemi di monitoraggio per garantire la regolarità dei processi aziendali.

I dati trattati vengono classificati nelle seguenti categorie di dati:

  • Dati di contatto professionale e di organizzazione (del lavoro)
  • Dati di utilizzo IT
  • Dati per rapporti e caratteristiche personali/professionali
  • Dati di solvibilità e bancari
  • Dati contrattuali

Le suddette attività di trattamento sono legittimate dalle seguenti basi giuridiche:

  • Consenso a uno o più scopi specifici (art. 6, par. 1, lett. a del GDPR, art. 13, par. 1 della legge federale sulla protezione dei dati LPD)
  • Adempimento del contratto o inizio del contratto (art. 6, par. 1 lett. b del GDPR, art. 13, par. 2 lett. a della legge federale sulla protezione dei dati LPD)
  • Adempimento degli obblighi legali (art. 6, par. 1 lett. c del GDPR, art. 13, par. 1 della legge federale sulla protezione dei dati LPD)
  • Ponderazione degli interessi (art. 6, par. 1 lett. f del GDPR e art. 13, par. 1 e 2 della legge federale sulla protezione dei dati LPD)
    • Esistenza di una relazione pertinente e appropriata tra il responsabile del trattamento e la persona interessata
    • Prevenzione delle frodi
    • Trasferimento di dati all’interno di un gruppo di società per scopi di gestione interna (compresi i dati dei clienti e dei collaboratori)
    • Pubblicità diretta

3. Trasmissione dei dati personali

In alcuni casi, i vostri dati personali possono anche essere trasmessi ad altri organismi:

Se il trasferimento dei vostri dati personali è necessario per l’attuazione o l’inizio del rapporto contrattuale, come ad es. nel caso del finanziamento dell’oggetto del contratto o nel caso dell’elaborazione congiunta di ordini con partner specifici al progetto (ad es. produttori di sovrastrutture).

Inoltre, trasmettiamo i vostri dati personali ai fornitori di servizi da noi incaricati nel quadro dell’elaborazione degli ordini (ad es. digitalizzazione di fatture cartacee, messa a disposizione di una piattaforma per i fornitori).

I vostri dati anagrafici e i vostri dati di contatto vengono trasmessi al fine di garantire una banca dati uniforme e aggiornata in una banca dati centrale (tale banca dati è accessibile anche ad altre aziende del Gruppo Volkswagen) e per scopi di verifica della solvibilità.

Se avete dato il vostro consenso, possiamo altresì trasmettere i vostri dati anagrafici e i vostri dati di contatto, nonché i dati dell’offerta e dell’ordine a società corrispondenti del Gruppo Volkswagen per scopi di supporto ai fornitori, come la comunicazione.

Se siamo tenuti a trasmettere i vostri dati personali al fine di rispettare la legislazione nazionale, ad esempio per il trasferimento alle autorità fiscali, ai tribunali, ai revisori di bilancio.

Al fine di garantire un elevato livello di protezione dei dati, con tutte le aziende della MAN e del Gruppo Volkswagen che ricevono dati sono stati stipulati contratti sulla protezione dei dati.

Se trasferiamo i dati personali a società affiliate o a fornitori di servizi in Paesi di tutto il mondo al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), il trasferimento avrà luogo solo se la Commissione UE ha confermato che il Paese terzo ha un adeguato livello di protezione dei dati o se sono presenti altre garanzie di protezione dei dati adeguate e sufficienti (ad es. le clausole standard di protezione dei dati dell’UE).

4. Archiviazione e cancellazione dei dati

In linea di principio, cancelliamo i vostri dati personali non appena non sono più necessari per gli scopi summenzionati.

I vostri dati personali vengono conservati per tutto il tempo in cui siamo legalmente obbligati a farlo, o per tutto il tempo in cui i termini di prescrizione legali sono applicabili. Ciò deriva regolarmente dagli obblighi legali di prova e di conservazione, che sono disciplinati, tra l’altro, nel Codice delle Obbligazioni svizzero (OR), nell’Ordinanza sui libri di commercio (Olc) e nella Legge sull’IVA (LIVA).

Inoltre, i dati vengono conservati se vigono ulteriori obblighi legali o contrattuali di conservazione dei dati, ad esempio in relazione alla responsabilità per danno da prodotti.

5. I vostri diritti

Oltre al diritto all’informazione sui dati che vi riguardano e alla correzione dei vostri dati, avete anche il diritto alla cancellazione, nonché il diritto di opporvi al trattamento o il diritto di limitare il trattamento dei vostri dati, nella misura in cui ciò non sia in contrasto con le norme di legge. Inoltre, avete il diritto alla portabilità dei dati.

Se raccogliamo ed elaboriamo i vostri dati personali sulla base del vostro consenso, avete anche il diritto di revocare il consenso che avete dato con effetto per il futuro. La vostra revoca non pregiudica la liceità del trattamento dei dati effettuato sulla base del consenso fino alla revoca.

Se necessario, dovremo verificare la vostra identità prima di poter elaborare le vostre richieste.

Se, nonostante i nostri sforzi per garantire che i dati siano corretti e aggiornati, vengono memorizzate informazioni errate, le correggeremo dopo essere stati avvisati.

In caso di reclami è possibile rivolgersi a un’autorità di controllo della protezione dei dati.

6. Procedimento decisionale automatizzato

Non sussiste alcun procedimento decisionale automatizzato ai sensi dell’art. 22, par. 1,4 del GDPR.

7. Sicurezza

I vostri dati sono protetti dalla MAN da misure di sicurezza tecniche e organizzative per impedire manipolazioni accidentali o intenzionali, perdita, distruzione o accesso da parte di persone non autorizzate.

Le nostre misure di sicurezza, come la crittografia dei dati, vengono regolarmente migliorate in linea con gli sviluppi tecnologici.

Contact to the data protection team and for exercising data subject rights

Contact Form

MAN Truck & Bus Schweiz AG

Tannstrasse 1

8112 Otelfingen