Política de Proteção de Dados Para Outros Parceiros de Negócios

1. Informações gerais

a) Introdução

A proteção dos seus direitos pessoais durante o tratamento de dados pessoais é extremamente importante para as empresas do Grupo MAN (doravante designado por "MAN"). Procedemos ao tratamento dos dados pessoais em conformidade com as disposições do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) da UE e de acordo com a legislação em vigor no país onde está localizado o responsável pelo tratamento dos dados.

Além disso, as empresas MAN comprometeram-se a garantir a proteção abrangente e uniforme dos dados pessoais através da implementação de uma política vinculativa do Grupo. Na MAN, esta política assegura em todo o mundo, um nível de proteção comparável ao nível de proteção existente na Alemanha e na União Europeia.

Adicionalmente, os nossos funcionários são obrigados a manter a confidencialidade no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais.

b) Responsável pelo tratamento, pessoa de contacto e informação

O responsável pelo tratamento, tal como definido pela legislação sobre proteção de dados, é a empresa MAN que procede ao tratamento dos seus dados no âmbito de uma relação contratual existente ou incipiente.

Para questões relacionadas com a proteção de dados, contacte o encarregado da proteção de dados/coordenador da proteção de dados da empresa MAN com a qual tem ou está a iniciar uma relação contratual.

Os encarregados da proteção de dados/coordenadores da proteção de dados da MAN estão indicados aqui.

2. Recolha e tratamento de dados pessoais

a) Finalidades limitadas e fundamento jurídico

A MAN procede ao tratamento dos seus dados pessoais a fim de executar e gerir uma relação contratual existente ou em fase de iniciação consigo. Neste contexto, os seus dados pessoais são tratados para diversas finalidades no âmbito de um conjunto de atividades de tratamento de dados.

b) Origens de dados

Por regra, os seus dados pessoais são obtidos diretamente de si no âmbito de uma relação contratual existente ou em fase de iniciação.

c) Obrigação de facultar dados

O parceiro de negócios terá de facultar ao responsável pelo tratamento os dados pessoais necessários para executar a relação contratual. Se não facultar estes dados, a MAN não poderá cumprir as obrigações jurídicas relevantes para celebrar a relação contratual.

d) Finalidade das atividades de tratamento de dados

Abaixo, apresentamos uma visão geral das finalidades das nossas atividades de tratamento de dados:

Levar serviços e materiais a concurso

Envio de pedidos, solicitação de orçamentos pendentes, análise comercial e verificação da integralidade de orçamentos, e realização de negociações.

Processamento de encomendas (materiais e serviços)

Escrever, submeter, enviar e acompanhar encomendas no sistema.

Suporte aos fornecedores

Comunicação relativa a produtos ou serviços, resposta a perguntas e pedidos, e gestão de riscos e problemas.

Controlo de aquisições

Números de vendas relativos a fornecedores e/ou números de peças.

Cumprimento das obrigações legais

Cumprimento de obrigações de retenção, assegurando o cumprimento dos requisitos de conformidade através de verificações (por exemplo, verificações de listas de sanções e branqueamento de capitais), operação de um sistema de controlo interno (ICS) e de outros sistemas de monitorização para garantir que os processos comerciais estão em conformidade com as normas aplicáveis.

Os dados tratados podem ser classificados nas seguintes categorias:

  • Dados organizacionais e de contacto profissional
  • Dados de utilização de TI
  • Dados sobre características e circunstâncias pessoais/profissionais
  • Dados bancários e de idoneidade creditícia
  • Dados contratuais

As atividades de tratamento de dados acima mencionados têm os seguintes fundamentos jurídicos:

  • Consentimento para uma ou mais das finalidades especificadas (Artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD)
  • Execução do contrato ou início do contrato (Artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD)
  • Cumprimento de obrigações jurídicas (Artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD)
  • Prossecução de interesses legítimos (Artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD)
    • A existência de uma relação relevante e adequada entre o responsável pelo tratamento e o titular dos dados
    • Prevenção de fraude
    • Comercialização direta (publicidade de marketing direto)
    • Transferência de dados dentro de um grupo empresarial para fins de gestão interna (incluindo dados dos clientes e dos funcionários)

3. Transferência de dados pessoais

Em determinados casos, os seus dados também podem ser divulgados a outras entidades:

Se a divulgação dos seus dados pessoais for necessária para executar ou iniciar a relação contratual, como, por exemplo, no caso de financiamento do objeto do contrato ou no caso de processamento de encomendas partilhadas com parceiros específicos do projeto (p. ex., fabricantes de carroçarias).

Também procederemos à divulgação dos seus dados pessoais a prestadores de serviços por nós contratados no âmbito do processamento de encomendas (por exemplo, digitalização de faturas em papel e aprovisionamento da plataforma de um fornecedor).

Os seus dados são inseridos numa base de dados centralizada a fim de assegurar a uniformidade, atualização e para verificação de crédito (outras empresas do Grupo Volkswagen, no qual a MAN se insere, também poderão aceder a esta base de dados).

Caso tenha dado o seu consentimento, podemos também divulgar os seus dados, bem como ofertas e pedidos, a empresas correspondentes do Grupo Volkswagen a fim de fornecer suporte de comunicação aos fornecedores.

Se, por imposição legal, estivermos obrigados em determinado país a transmitir os seus dados pessoais, por exemplo, a autoridades financeiras, judiciais, e de controlo ou supervisão, poderemos fazê-lo.

Para assegurar um nível elevado de privacidade dos seus dados, foram celebrados contratos de privacidade de dados com todas as empresas da MAN e do Grupo Volkswagen que recebem dados.

Se transferirmos dados pessoais para empresas afiliadas ou prestadores de serviços fora do Espaço Económico Europeu (EEE), a transferência de dados ocorrerá apenas se a Comissão Europeia tiver confirmado que existe um nível adequado de privacidade de dados no país terceiro ou se existirem outras garantias adequadas e suficientes de proteção de dados implementados (por exemplo, cláusulas contratuais-tipo da UE ou certificação de acordo com o Escudo de Proteção da Privacidade UE-EUA).

4. Prazo de conservação e apagamento de dados

Apagamos os seus dados pessoais assim que deixarem de ser necessários para as finalidades acima indicadas.

Os seus dados pessoais serão armazenados durante o tempo em que formos obrigados a fazê-lo por lei ou enquanto se aplicarem prazos de prescrição legal. Tal resulta das obrigações legais de apresentação de prova e de conservação de registos, reguladas pela legislação.

Para além deste prazo, os dados são guardados apenas se existirem outras obrigações contratuais ou legais de conservação, nomeadamente no âmbito da responsabilidade pelos produtos.

5. Os seus direitos

O parceiro de negócios tem o direito de acesso aos dados que lhe dizem respeito e o direito de retificar os seus dados. Desde que não existam regulamentações legais em contrário, o parceiro de negócios também tem o direito de apagar os seus dados e limitar o tratamento dos seus dados bem como o direito de se opor ao tratamento dos seus dados. Além disso, tem o direito à portabilidade dos dados.

Se recolhermos e efetuarmos o tratamento os seus dados pessoais com base no seu consentimento, também tem o direito de retirar o consentimento que deu com efeito no futuro. A licitude do tratamento de dados realizado com o seu consentimento até o retirar permanece inalterada se retirar o consentimento.

Se necessário, teremos de verificar a sua identidade para podermos processar os seus pedidos.

Se, apesar dos nossos esforços para mantermos dados exatos e atualizados, guardarmos informações incorretas, procederemos à correção dessas informações mediante pedido efetuado nesse sentido.

Em caso de reclamação, poderá contactar uma autoridade de controlo da proteção de dados.

6. Decisões automatizadas

Não recorremos a decisões individuais automatizadas na aceção do artigo 22.º, nª 1 e 4, do RGPD.

7. Segurança

A MAN recorre a medidas técnicas e organizativas no domínio da segurança para proteger os seus dados contra manipulação acidental ou premeditada, perda, destruição e acesso por pessoas não autorizadas.

As nossas medidas de segurança, tais como encriptação de dados, são melhoradas regularmente de acordo com o desenvolvimento tecnológico.

Contato

Marta Baptista
Coordenadora Proteção de Dados

MAN Truck & Bus Portugal, Soc. Unip. Lda.
Edifício MAN Truck & Bus Portugal, 2º andar
Quinta das Cotovias
2615-365 Alverca do Ribatejo
Phone: +351 21 420 0340
E-mail: marta.baptista@man.eu