Ochrana osobných údajov

1. Všeobecné informácie

a) Úvod

Ochrana vášho práva na súkromie počas spracúvania osobných údajov je pre spoločnosti MAN Group (ďalej len „MAN“) mimoriadne dôležitá. Osobné dáta spracúvame v súlade s ustanoveniami všeobecného nariadenia o ochrane údajov EÚ (GDPR) a právnymi predpismi krajiny, v ktorej sa nachádza správca spracovania údajov.

Spoločnosti MAN Group sa navyše zaviazali poskytovať komplexnú a jednotnú ochranu osobných údajov prostredníctvom dodržiavania záväznej smernice pre celú skupinu. V rámci MAN Group je tak na celom svete stanovená úroveň ochrany, ktorá je porovnateľná s úrovňou ochrany v Nemecku a v Európskej únii.

Okrem toho sú naši zamestnanci povinní zachovávať dôvernosť a chrániť všetky osobné údaje, ku ktorým majú prístup.

b) Prevádzkovateľ, kontaktná osoba a informácie

Prevádzkovateľom v zmysle definície predpisov o ochrane osobných údajov je spoločnosť MAN, ktorá spracováva vaše údaje v rámci existujúceho alebo začínajúceho sa zmluvného vzťahu.

V prípade otázok týkajúcich sa ochrany osobných údajov sa obráťte, prosím, na pracovníka zodpovedného za ochranu osobných údajov a/alebo koordinátora ochrany osobných údajov v spoločnosti MAN, s ktorou máte alebo uzatvárate zmluvný vzťah.

Zamestnanci zodpovední za ochranu osobných údajov/koordinátori ochrany osobných údajov v MAN sú vymenovaní tu.

2. Zhromažďovanie a spracovanie osobných údajov

a) Obmedzenie účelu a právny základ

Spoločnosť MAN vaše osobné údaje spracováva s cieľom vykonať a spravovať existujúci alebo začínajúci zmluvný vzťah s vami. V tomto kontexte sa vaše osobné údaje spracúvajú na rôzne účely v rámci celého radu spracovateľských činností.

b) Zdroje údajov

Vaše osobné údaje sa spravidla získavajú priamo od vás ako súčasť existujúceho alebo začínajúceho zmluvného vzťahu.

c) Povinnosť poskytovať údaje

Prevádzkovateľovi musíte poskytnúť osobné údaje potrebné na vykonanie zmluvného vzťahu. Ak tieto údaje neposkytnete, spoločnosť MAN nemôže splniť príslušné zákonné povinnosti a vstúpiť do zmluvného vzťahu s vami.

d) Zamýšľaný účel spracovávania údajov

Prehľad zamýšľaných účelov nášho spracovania osobných údajov je uvedený nižšie:

Analýza trhu a identifikácia nových zákazníkov

Napríklad analýza trhu, vystúpenia na veľtrhoch, webové stránky, podujatia pre zákazníkov, súťaže o ceny a ďalšie propagačné kampane.

Marketingová komunikácia

Napríklad zasielanie časopisov, bulletinov a produktových katalógov, ako aj sprístupnenie aplikácií pre mobilné zariadenia.

Príprava cenových ponúk

Konfigurátor produktov a vytváranie ponúk služieb pre konkrétne výrobky a vozidlá, ponuky financovania a ponuky prenájmu.

Spracovanie objednávok

Vyplňovanie objednávkových formulárov, platobné postupy, spôsoby platby, podmienky doručenia a dodržiavanie zákonných povinností, ako je napríklad fakturácia, vedenie účtovníctva a audit, účtovanie vnútorných nákladov, kontroling (napr. náhrada nákladov, spätné poplatky a započítavanie), vypracovávanie výkazov (napr. kvôli kvalite údajov pre riadenie a plánovanie), vypracovávanie výkazov a plánovanie ukazovateľov predaja a vykonávanie procesov spravovania pohľadávok a reklamácií.

Optimalizácia výrobných procesov a kvality vozidiel

Zaznamenávanie údajov o vozidle (napr. kontrola pravdepodobnosti a určenie kľúčových ukazovateľov pre zníženie spotreby a opotrebovávania), zaznamenávanie servisných údajov a údajov o údržbe, ako aj chybové kódy na diagnostiku a prevencia chýb, vyhodnocovanie údajov o vozidle, ktoré sa týkajú dodržiavania záručných povinností, zodpovednosť za produkty (stiahnutie produktov z trhu), analýza údajov o vozidlách s cieľom zlepšiť kvalitu funkcií vozidla a optimalizácia produktov a služieb.

Dodávka produktu

Odovzdanie vozidla.

Zaznamenávanie a analýza spätnej väzby zákazníkov (určenie spokojnosti zákazníkov)

Prieskumy spokojnosti zákazníkov a manažment sťažností zákazníkov.

Komunikácia po predaji

Tréning k produktom a službám a sprístupnenie aplikácií pre mobilné zariadenia, ako aj elektronických programov a aplikácií pre osobné počítače.

Plánovanie a spracúvanie servisných objednávok

Uľahčenie opravárenských služieb (plánovanie termínov cez internet).

Vrátanie vozidla

Zmluva o spätnom nákupe, sprostredkovanie predaja a nákupu jazdených vozidiel.

Dodržiavanie právnych záväzkov

Dodržiavanie záväzkov, ktoré sa týkajú uchovávania údajov, zabezpečenie plnenia požiadaviek na dodržiavanie predpisov prostredníctvom kontrol (napr. kontrola sankčných zoznamov a pranie peňazí), prevádzka systému vnútornej kontroly (ICS) a iných monitorovacích systémov, ktoré slúžia na zabezpečenie súladu obchodných procesov s právnymi predpismi.

Spracované údaje môžu byť zaradené do týchto kategórií:

  • Profesionálne kontaktné a (pracovné) údaje organizácie
  • Údaje o používaní informačných technológií
  • Súkromné kontaktné a identifikačné údaje
  • Údaje o osobných/profesionálnych okolnostiach a charakteristikách
  • Úverová bonita a bankové údaje
  • Zmluvné údaje
  • Údaje o použití vozidla s číslom VIN/evidenčným číslom vozidla – zákonná záruka, služby rozšírenej záruky, zodpovednosť za výrobok, bezpečná prevádzka vozidla
  • Údaje o použití vozidla s číslom VIN/evidenčným číslom vozidla – nastavenia komfortu, multimédiá, navigácia – údaje vyplývajúce z používania vozidla, ktoré sú spojené s číslom VIN/evidenčným číslom vozidla a ktoré sa týkajú nastavenia komfortu, napr. nastavenie sedadla, preferovaná rozhlasová stanica, nastavenia klimatizácie, navigačné údaje, kontaktné údaje e-mailu/SMS atď.
  • Údaje o používaní vozidla s číslom VIN/evidenčným číslom vozidla – asistenčné systémy, manipulácia atď. – údaje vyplývajúce z používania vozidla, ktoré sú spojené s číslom VIN/evidenčným číslom vozidla a ktoré sa týkajú manipulácie a/alebo používania asistenčných systémov a súvisiacich konkrétnych údajov o nasadení atď.
  • Údaje o polohe
  • Špeciálna kategória: obrazový a audiovizuálny materiál

Uvedené činnosti spracovania osobných údajov vychádzajú z týchto právnych základov:

  • Súhlas s jedným alebo viacerými stanovenými účelmi (článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR)
  • Plnenie alebo začatie zmluvy (článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR)
  • Plnenie zákonných povinností (článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR)
  • Vyvažovanie záujmov (článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR)
    • Existencia relevantného a vhodného vzťahu medzi prevádzkovateľom a dotknutou osobou
    • Predchádzanie podvodom
    • Priama reklama
    • Prevod údajov v rámci skupiny podnikov na účely interného riadenia (vrátane údajov o zákazníkoch a zamestnancoch)

3. Prenos osobných údajov

V niektorých prípadoch vaše osobné údaje môžeme sprístupniť aj iným inštitúciám:

Ak je prístup k vašim osobným údajom potrebný na vykonanie alebo vytvorenie zmluvného vzťahu, napríklad v prípade financovania predmetu zákazky alebo v prípade spoločného spracovania objednávky s partnermi špecifickými pre daný projekt (napr. výrobcami nadstavieb).

Vaše osobné údaje tiež sprístupníme poskytovateľom služieb, ktorých sme poverili spracovaním údajov v rámci procesu spracovania objednávok (napr. na organizovanie veľtrhov, prebiehajúce prieskumy spokojnosti zákazníkov, zasielanie e-mailových bulletinov a prevádzka systémov CRM na spravovanie vzťahov so zákazníkmi).

Vaše základné údaje a kontaktné údaje sú sprístupnené v centralizovanej databáze na účely zabezpečenia jednotného a aktuálneho stavu údajov a kontroly úverovej bonity (ostatné spoločnosti vo Volkswagen Group majú tiež prístup k tejto databáze).

Ak ste s tým súhlasili, môžeme vaše hlavné údaje a kontaktné údaje, ako i údaje o vašej ponuke a objednávke sprístupniť aj príslušným zmluvným servisným dielňam, predajcom a nezávislým dovozcom na účely zákazníckych služieb, ako je napríklad vytváranie ponúk služieb pre vozidlá alebo regionálna podpora na mieste pôsobenia zákazníka; takéto údaje a podrobnosti môžeme tiež sprístupniť príslušným spoločnostiam vo Volkswagen Group za účelom vytvorenia ponúk na prenájom a financovanie.

Ak to od nás vyžadujú národné zákonné požiadavky týkajúce sa sprístupnenia vašich osobných údajov, napr. odovzdanie orgánom finančnej kontroly, súdom a audítorom.

S cieľom zabezpečiť vysokú úroveň ochrany údajov boli so všetkými spoločnosťami MAN a Volkswagen Group, ktoré osobné údaje prijímajú, uzavreté zmluvy o ochrane údajov.

Ak prenesieme osobné údaje do pridružených spoločností alebo poskytovateľov služieb mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), prenos údajov sa uskutoční iba vtedy, ak Európska komisia potvrdí, že v konkrétnej tretej krajine existuje primeraná úroveň ochrany osobných údajov alebo iné primerané a dostatočné záruky ochrany údajov (napr. štandardné zmluvné doložky EÚ alebo certifikácia v súlade so zmluvou o ochrane súkromia medzi EÚ a USA).

4. Ukladanie a vymazávanie údajov

Vaše osobné údaje vymazávame hneď, keď už nie sú potrebné na vyššie uvedené účely.

Vaše osobné údaje uchovávame tak dlho, ako to od nás vyžaduje zákon alebo na dobu stanovenú zákonnými premlčacími lehotami. Toto pravidlo vzniká v dôsledku zákonných povinností poskytovať dôkazy a uchovávať záznamy, ktoré sa riadia právnymi predpismi vrátane nemeckého Občianskeho zákonníka (Bürgerliches Gesetzbuch – BGB), nemeckého Obchodného zákonníka (Handelsgesetzbuch – HGB) a nemeckého zákona Abgabenordnung (AO – zákon o daniach).

Okrem toho sa osobné údaje ukladajú len vtedy, ak existujú zákonné alebo zmluvné záväzky týkajúce sa uchovávania, napríklad v súvislosti s našou zodpovednosťou za výrobok.

5. Vaše práva

Máte právo na informácie o údajoch, ktoré sa vás týkajú, ako aj právo vaše údaje opraviť. Za predpokladu, že neexistujú žiadne zákonné predpisy, ktoré by tomu bránili, máte tiež právo svoje údaje vymazať a zablokovať, rovnako ako právo vzniesť voči spracovaniu vašich údajov námietky. Okrem toho máte právo na prenos údajov.

Ak vaše osobné údaje zhromažďujeme a spracovávame na základe vášho súhlasu, máte tiež právo odvolať súhlas, ktorý ste udelili. Zákonnosť spracovania osobných údajov, ktoré sa vykonávalo s vaším súhlasom do jeho odvolania, odňatím vášho súhlasu zostáva nedotknutá.

V prípade potreby musíme pred spracovaním vašich žiadostí skontrolovať vašu totožnosť.

Ak sa napriek nášmu úsiliu o zachovanie presných a aktuálnych údajov uložili nesprávne informácie, tieto informácie na základe príslušnej žiadosti opravíme.

V prípade sťažností existuje možnosť kontaktovať orgán dohľadu nad ochranou údajov.

6. Automatizované rozhodovanie

Nevykonávame automatizované individuálne rozhodovanie v zmysle čl. 22, ods. 1 a 4 GDPR.

7. Bezpečnosť

Spoločnosť MAN technickými a organizačnými bezpečnostnými opatreniami vaše osobné údaje chráni pred náhodnou alebo zámernou manipuláciou, stratou, zničením alebo prístupom neoprávnených osôb.

Naše bezpečnostné opatrenia, napríklad šifrovanie dát, sa pravidelne zlepšujú v súlade s technologickým vývojom.