Ochrana osobných údajov

1. General information

a) Všeobecné informácie

Ochrana vášho práva na súkromie počas spracúvania osobných údajov je pre spoločnosti MAN Group (ďalej len „MAN“) mimoriadne dôležitá. Osobné dáta spracúvame v súlade s ustanoveniami všeobecného nariadenia o ochrane údajov EÚ (GDPR) a právnymi predpismi krajiny, v ktorej sa nachádza správca spracovania údajov.

Spoločnosti MAN Group sa navyše zaviazali poskytovať komplexnú a jednotnú ochranu osobných údajov prostredníctvom dodržiavania záväznej smernice pre celú skupinu. V rámci MAN Group je tak na celom svete stanovená úroveň ochrany, ktorá je porovnateľná s úrovňou ochrany v Nemecku a v Európskej únii.

Okrem toho sú naši zamestnanci povinní zachovávať dôvernosť a chrániť všetky osobné údaje, ku ktorým majú prístup.

b) Prevádzkovateľ, kontaktná osoba a informácie

Prevádzkovateľom v zmysle definície predpisov o ochrane osobných údajov je spoločnosť MAN, ktorá spracováva vaše údaje v rámci existujúceho alebo začínajúceho sa zmluvného vzťahu.

V prípade otázok týkajúcich sa ochrany osobných údajov sa obráťte, prosím, na pracovníka zodpovedného za ochranu osobných údajov a/alebo koordinátora ochrany osobných údajov v spoločnosti MAN, s ktorou máte alebo uzatvárate zmluvný vzťah.

Zamestnanci zodpovední za ochranu osobných údajov/koordinátori ochrany osobných údajov v spoločnosti MAN sú vymenovaní tu.

2. Zber a spracovanie osobných údajov

a) Obmedzenie účelu a právny základ

Spoločnosť MAN vaše osobné údaje spracováva s cieľom vykonať a spravovať existujúci alebo začínajúci zmluvný vzťah s vami. V tomto kontexte sa vaše osobné údaje spracúvajú na rôzne účely v rámci celého radu spracovateľských činností.

b) Zdroje údajov

Vaše osobné údaje sa spravidla získavajú priamo od vás ako súčasť existujúceho alebo začínajúceho zmluvného vzťahu.

c) Povinnosť poskytovať údaje

Prevádzkovateľovi musíte poskytnúť osobné údaje potrebné na vykonanie zmluvného vzťahu. Ak tieto údaje neposkytnete, spoločnosť MAN nemôže splniť príslušné zákonné povinnosti a vstúpiť do zmluvného vzťahu s vami.

d) Zamýšľaný účel spracovávania údajov

Prehľad zamýšľaných účelov nášho spracovania osobných údajov je uvedený nižšie:

Otváranie verejných súťaží na dodávku služieb a materiálov

Odosielanie požiadaviek, výzvy na predkladanie nedodaných cenových ponúk, vyhodnocovanie obchodných ponúk a kontrola úplnosti cenových ponúk, ako aj uskutočnenie rokovaní.

Spracovanie objednávok (materiály a služby)

Písanie, odosielanie a sledovanie objednávok v systéme.

Podpora pre dodávateľov

Komunikácia týkajúca sa produktov alebo služieb, odpovede na otázky a žiadosti, riadenie rizík a ťažkostí.

Kontrola obstarávania

Údaje o predaji týkajúce sa dodávateľov a/alebo konkrétnych položiek.

Dodržiavanie právnych záväzkov

Dodržiavanie záväzkov, ktoré sa týkajú uchovávania údajov, zabezpečenie plnenia požiadaviek na dodržiavanie predpisov prostredníctvom kontrol (napr. kontrola sankčných zoznamov a pranie peňazí), prevádzka systému vnútornej kontroly (ICS) a iných monitorovacích systémov, ktoré slúžia na zabezpečenie súladu obchodných procesov s právnymi predpismi.

Spracované údaje môžu byť zaradené do týchto kategórií:

  • Profesionálne kontaktné a (pracovné) údaje organizácie
  • Údaje o používaní informačných technológií
  • Údaje o osobných/profesionálnych okolnostiach a charakteristikách
  • Úverová bonita a bankové údaje
  • Zmluvné údaje

Uvedené činnosti spracovania osobných údajov vychádzajú z týchto právnych základov:

  • Súhlas s jedným alebo viacerými stanovenými účelmi (článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR)
  • Plnenie alebo začatie zmluvy (článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR)
  • Plnenie zákonných povinností (článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR)
  • Vyvažovanie záujmov (článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR)
    • Existencia relevantného a vhodného vzťahu medzi prevádzkovateľom a dotknutou osobou
    • Predchádzanie podvodom
    • Priama reklama
    • Prevod údajov v rámci skupiny podnikov na účely interného riadenia (vrátane údajov o zákazníkoch a zamestnancoch)

3. Prenos osobných údajov

V niektorých prípadoch vaše osobné údaje môžeme sprístupniť aj iným inštitúciám:

Ak je prístup k vašim osobným údajom potrebný na vykonanie alebo vytvorenie zmluvného vzťahu, napríklad v prípade financovania predmetu zákazky alebo v prípade spoločného spracovania objednávky s partnermi špecifickými pre daný projekt (napr. výrobcami nadstavieb).

Vaše osobné údaje tiež sprístupníme poskytovateľom služieb, ktorých sme poverili spracovaním údajov v rámci procesu spracovania objednávok (napr. na digitalizovanie papierových faktúr a poskytovanie platformy pre dodávateľov).

Vaše základné údaje a kontaktné údaje sú sprístupnené v centralizovanej databáze na účely zabezpečenia jednotného a aktuálneho stavu údajov a kontroly úverovej bonity (ostatné spoločnosti vo Volkswagen Group majú tiež prístup k tejto databáze).

Ak ste s tým súhlasili, môžeme vaše hlavné údaje a kontaktné údaje, ako aj údaje o vašej ponuke a objednávke sprístupniť aj príslušným spoločnostiam vo Volkswagen Group za účelom podpory dodávateľov, ako napríklad komunikáciu.

Ak to od nás vyžadujú národné zákonné požiadavky týkajúce sa sprístupnenia vašich osobných údajov, napr. odovzdanie orgánom finančnej kontroly, súdom a audítorom.

S cieľom zabezpečiť vysokú úroveň ochrany údajov boli so všetkými spoločnosťami MAN a Volkswagen Group, ktoré osobné údaje prijímajú, uzavreté zmluvy o ochrane údajov.

Ak prenesieme osobné údaje do pridružených spoločností alebo poskytovateľov služieb mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), prenos údajov sa uskutoční iba vtedy, ak Európska komisia potvrdí, že v konkrétnej tretej krajine existuje primeraná úroveň ochrany osobných údajov alebo iné primerané a dostatočné záruky ochrany údajov (napr. štandardné zmluvné doložky EÚ alebo certifikácia v súlade so zmluvou o ochrane súkromia medzi EÚ a USA).

4. Ukladanie a vymazávanie údajov

Vaše osobné údaje vymazávame hneď, keď už nie sú potrebné na vyššie uvedené účely.

Vaše osobné údaje uchovávame tak dlho, ako to od nás vyžaduje zákon alebo na dobu stanovenú zákonnými premlčacími lehotami. Toto pravidlo vzniká v dôsledku zákonných povinností poskytovať dôkazy a uchovávať záznamy, ktoré sa riadia právnymi predpismi vrátane nemeckého Občianskeho zákonníka (Bürgerliches Gesetzbuch – BGB), nemeckého Obchodného zákonníka (Handelsgesetzbuch – HGB) a nemeckého zákona Abgabenordnung (AO – zákon o daniach).

Okrem toho sa osobné údaje ukladajú len vtedy, ak existujú zákonné alebo zmluvné záväzky týkajúce sa uchovávania, napríklad v súvislosti s našou zodpovednosťou za výrobok.

5. Vaše práva

Máte právo na informácie o údajoch, ktoré sa vás týkajú, ako aj právo vaše údaje opraviť. Za predpokladu, že neexistujú žiadne zákonné predpisy, ktoré by tomu bránili, máte tiež právo svoje údaje vymazať a zablokovať, rovnako ako právo vzniesť voči spracovaniu vašich údajov námietky. Okrem toho máte právo na prenos údajov.

Ak vaše osobné údaje zhromažďujeme a spracovávame na základe vášho súhlasu, máte tiež právo odvolať súhlas, ktorý ste udelili. Zákonnosť spracovania osobných údajov, ktoré sa vykonávalo s vaším súhlasom do jeho odvolania, odňatím vášho súhlasu zostáva nedotknutá.

V prípade potreby musíme pred spracovaním vašich žiadostí skontrolovať vašu totožnosť.

Ak sa napriek nášmu úsiliu o zachovanie presných a aktuálnych údajov uložili nesprávne informácie, tieto informácie na základe príslušnej žiadosti opravíme.

V prípade sťažností existuje možnosť kontaktovať orgán dohľadu nad ochranou údajov.

6. Automatizované rozhodovanie

Nevykonávame automatizované individuálne rozhodovanie v zmysle čl. 22, ods. 1 a 4 GDPR.

7. Bezpečnosť

Spoločnosť MAN technickými a organizačnými bezpečnostnými opatreniami vaše osobné údaje chráni pred náhodnou alebo zámernou manipuláciou, stratou, zničením alebo prístupom neoprávnených osôb.

Naše bezpečnostné opatrenia, ako je napríklad šifrovanie dát, sa pravidelne zlepšujú v súlade s technologickým vývojom.